koha-tmpl/intranet-tmpl/prog/en/modules/help/admin/marc_subfields_structure.tt

   1 [% INCLUDE 'help-top.inc' %]
   2
   3 <h1>MARC Bibliographic Frameworks Subfields</h1>
   4
   5 <p>Frameworks are made up of MARC fields and subfields. To make edits to most Frameworks you must edit the fields and subfields. Clicking 'Edit' to the right of each subfield will allow you to make changes to the text associated with the field</p>
   6
   7 <ul>
   8         <li>Each field has a tag (which is the MARC tag)
   9 <ul>
  10         <li>The 'Label for lib' is what will show in the staff client if you have advancedMARCeditor set to display labels</li>
  11         <li>The 'Label for OPAC' is what will show on the MARC view in the OPAC</li>
  12         <li>If you check 'Repeatable' then the field will have a plus sign next to it allowing you to add multiples of that tag</li>
  13         <li>If you check 'Mandatory' the record will not be allowed to save unless you have a value assigned to this tag</li>
  14         <li>'Authorized value' is where you define an authorized value that your catalogers can choose from a pull down to fill this field in
  15 To edit the subfields associated with the tag, click 'Subfields' to the right of the tag on the 'MARC Structure' listing</li>
  16 </ul>
  17 </li>
  18         <li>From the list of subfields you can click 'Delete' to the right of each to delete the subfields</li>
  19         <li>To edit the subfields click 'Edit Subfields'</li>
  20         <li>For each subfield you can set the following values
  21 <ul>
  22         <li>Text for librarian
  23 <ul>
  24         <li>what appears before the subfield in the librarian interface</li>
  25 </ul>
  26 </li>
  27         <li>Text for OPAC
  28 <ul>
  29         <li>what appears before the field in the OPAC.</li>
  30         <li>If left empty, the text for librarian is used instead</li>
  31 </ul>
  32 </li>
  33         <li>Repeatable
  34 <ul>
  35         <li>the field will have a plus sign next to it allowing you to add multiples of that tag</li>
  36 </ul>
  37 </li>
  38         <li>Mandatory
  39 <ul>
  40         <li>the record will not be allowed to save unless you have a value assigned to this tag</li>
  41 </ul>
  42 </li>
  43         <li>Managed in tab
  44 <ul>
  45         <li>defines the tab where the subfield is shown. All subfields of a given field must be in the same tab or ignored. Ignore means that the subfield is not managed.</li>
  46 </ul>
  47 </li>
  48 </ul>
  49 <ul>
  50         <li>Default value
  51 <ul>
  52         <li>defines what you want to appear in the field by default, this will be editable, but it saves time if you use the same note over and over or the same value in a field often.</li>
  53 </ul>
  54 </li>
  55 </ul>
  56 <ul>
  57         <li>hidden
  58 <ul>
  59         <li>allows you to select from 19 possible visibility conditions, 17 of which are implemented. They are the following:
  60 <ul>
  61         <li>-9 =&gt; Future use</li>
  62         <li>-8 =&gt; Flag</li>
  63         <li>-7 =&gt; OPAC !Intranet !Editor Collapsed</li>
  64         <li>-6 =&gt; OPAC Intranet !Editor !Collapsed</li>
  65         <li>-5 =&gt; OPAC Intranet !Editor Collapsed</li>
  66         <li>-4 =&gt; OPAC !Intranet !Editor !Collapsed</li>
  67         <li>-3 =&gt; OPAC !Intranet Editor Collapsed</li>
  68         <li>-2 =&gt; OPAC !Intranet Editor !Collapsed</li>
  69         <li>-1 =&gt; OPAC Intranet Editor Collapsed</li>
  70         <li>0 =&gt; OPAC Intranet Editor !Collapsed</li>
  71         <li>1 =&gt; !OPAC Intranet Editor Collapsed</li>
  72         <li>2 =&gt; !OPAC !Intranet Editor !Collapsed</li>
  73         <li>3 =&gt; !OPAC !Intranet Editor Collapsed</li>
  74         <li>4 =&gt; !OPAC Intranet Editor !Collapsed</li>
  75         <li>5 =&gt; !OPAC !Intranet !Editor Collapsed</li>
  76         <li>6 =&gt; !OPAC Intranet !Editor !Collapsed</li>
  77         <li>7 =&gt; !OPAC Intranet !Editor Collapsed</li>
  78         <li>8 =&gt; !OPAC !Intranet !Editor !Collapsed</li>
  79         <li>9 =&gt; Future use</li>
  80 </ul>
  81 </li>
  82         <li>( ! means 'not visible' or in the case of Collapsed 'not Collapsed')</li>
  83 </ul>
  84 </li>
  85 </ul>
  86 <ul>
  87         <li>Max length
  88 <ul>
  89         <li>Define the max characters to fill.</li>
  90 </ul>
  91 </li>
  92 </ul>
  93 <ul>
  94         <li>Is a url
  95 <ul>
  96         <li>if checked, it means that the subfield is a url and can be clicked</li>
  97 </ul>
  98 </li>
  99 </ul>
 100 <ul>
 101         <li>Link
 102 <ul>
 103         <li>If you enter a field/subfield here (200b), a link appears after the subfield in the MARC Detail view. This view is present only in the staff client, not the OPAC. If the librarian clicks on the link, a search is done on the database for the field/subfield with the same value. This can be used for 2 main topics :
 104 <ul>
 105         <li>on a field like author (200f in UNIMARC), put 200f here, you will be able to see all bib records with the same author.</li>
 106         <li>on a field that is a link (4xx) to reach another bib record. For example, put 011a in 464$x, will find the serials that are with this ISSN.</li>
 107 </ul>
 108 </li>
 109         <li style="color: #990000;">NOTE: If you change this value you must ask your administrator to run misc/batchRebuildBiblioTables.pl.</li>
 110 </ul>
 111 </li>
 112 </ul>
 113 <ul>
 114         <li>Koha link
 115 <ul>
 116         <li>Koha is multi-MARC compliant. So, it does not know what the 245$a means, neither what 200$f (those 2 fields being both the title in MARC21 and UNIMARC). So, in this list you can "map" a MARC subfield to its meaning. Koha constantly maintains consistency between a subfield and its meaning. When the user want to search on "title", this link is used to find what is searched (245 if you're MARC21, 200 if you're UNIMARC).</li>
 117 </ul>
 118 </li>
 119 </ul>
 120 <ul>
 121         <li>Authorized value
 122 <ul>
 123         <li>means the value cannot by typed by the librarian, but must be chosen from a pull down generated by the authorized value list</li>
 124         <li>In the example above, the 504a field will show the MARC504 Authorized Values when cataloging</li>
 125 </ul>
 126 </li>
 127 </ul>
 128 <ul>
 129         <li>Thesaurus
 130 <ul>
 131         <li>means that the value is not free text, but must be searched in the authority/thesaurus of the selected category</li>
 132 </ul>
 133 </li>
 134 </ul>
 135 <ul>
 136         <li>Plugin
 137 <ul>
 138         <li>means the value is calculated or managed by a plugin. Plugins can do almost anything.</li>
 139         <li>For example, in UNIMARC there are plugins for every 1xx fields that are coded fields. The plugin is a huge help for cataloger ! There are also two plugins (unimarc_plugin_210c and unimarc_plugin_225a that can "magically" find the editor from an ISBN, and the collection list for the editor)</li>
 140 </ul>
 141 </li>
 142 </ul>
 143 </li>
 144         <li>To save your changes simply click the 'Save Changes' button at the top of the screen</li>
 145 </ul>
 146
 147 <p><strong>See the full documentation for MARC Frameworks in the <a href="http://manual.koha-community.org/3.6/en/catadmin.html#marcbibframeworks">manual</a> (online).</strong></p>
 148
 149 [% INCLUDE 'help-bottom.inc' %]