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   1 [% INCLUDE 'help-top.inc' %]
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   3 <h1>Circulation and Fines Rules</h1>
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   5 <p>These rules define how your items are circulated, how/when fines are calculated and how holds are handled.</p>
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   7 <ul>
   8     <li><em>Get there:</em> More &gt; Administration &gt; Patrons &amp; Circulation &gt; Circulation and fines rules</li>
   9 </ul>
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  11 <p>The rules are applied from most specific to less specific, using the first found in this order:</p>
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  13 <ul>
  14         <li>same library, same patron type, same item type</li>
  15         <li>same library, same patron type, all item type</li>
  16         <li>same library, all patron types, same item type</li>
  17         <li>same library, all patron types, all item types</li>
  18         <li>all libraries, same patron type, same item type</li>
  19         <li>all libraries, same patron type, all item types</li>
  20         <li>all libraries, all patron types, same item type</li>
  21         <li>all libraries, all patron types, all item types</li>
  22 </ul>
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  24 <p style="background-color: #ffe599;">Tip: If you are a single library system choose your branch name before creating rules (sometimes having only rules for the 'all libraries' option can cause issues with holds)
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  26 <p style="color: #990000;">Important: At the very least you will need to set a default circulation rule. This rule should be set for all item types, all libraries and all patron categories. That will catch all instances that do not match a specific rule. When checking out if you do not have a rule for all libraries, all item types and all patron types then you may see patrons getting blocked from placing holds. You will also want a rule for your specific library set for all item types and all patron types to avoid this holds issue. Koha needs to know what rule to fall back on.
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  28 <h3>Default Circulation Rules</h3>
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  30 <p>Using the issuing rules matrix you can define rules that depend on patron/item type combos. To set your rules, choose a library from the pull down (or 'all libraries' if you want to apply these rules to all branches)</p>
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  32 <p>From the matrix you can choose any combination of patron categories and item types to apply the rules to</p>
  33
  34 <ul>
  35         <li>First choose which patron category you'd like the rule to be applied to. If you leave this to 'All' it will apply to all patron categories</li>
  36         <li>Choose the 'Item Type' you would like this rule to apply to. If you leave this to 'All' it will apply to all item types</li>
  37         <li>Limit the number of items a patron can have checked out at the same time by entering a number in the 'Current Checkouts Allowed' field</li>
  38      <li>Define the period of time an item can be checked out to a patron by entering the number of units (days or hours) in the 'Loan Period' box.</li>
  39     <li>Choose which unit of time, Days or Hours, that the loan period and fines will be calculate in</li>
  40         <li>You can also define a hard due date for a specific patron category and item type. A hard due date ignores your usual circulation rules and makes it so that all items of the type defined are due on, before or after the date you specify.</li>
  41    <li>'Fine Amount' should have the amount you would like to charge for overdue items
  42 <ul>
  43        <li style="color: #990000;">Important: Enter only numbers and decimal points (no currency symbols).</li>
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  45 </ul>
  46 </li>
  47   <li>Enter the 'Fine Charging Interval' in the unit you set (ex. charge fines every 1 day, or every 2 hours)</li>
  48        <li>The 'Fine Grace Period' is the period of time an item can be overdue before you start charging fines.
  49 <ul>
  50  <li style="color: #990000;">Important: This can only be set for the Day unit, not in Hours</li>
  51 </ul>
  52 </li>
  53     <li>If your library 'fines' patrons by suspending their account you can enter the number of days their fine should be suspended in the 'Suspension in Days' field
  54 <ul>
  55  <li style="color: #990000;">Important: This can only be set for the Day unit, not in Hours</li>
  56 </ul>
  57 </li>
  58     <li>Next decide if the patron can renew this item type and if so, enter how many times they can renew it in the 'Renewals Allowed' box</li>
  59     <li>If the patron can place holds on this item type, enter the total numbers of items (of this type) that can be put on hold in the 'Holds Allowed' field</li>
  60  <li>Finally, if you charge a rental fee for the item type and want to give a specific patron type a discount on that fee, enter the percentage discount (without the % symbol) in the 'Rental Discount' field</li>
  61 </ul>
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  63 <p>When finished, click 'Add' to save your changes. To modify a rule, create a new one with the same patron type and item type. If you would like to delete your rule, simply click the 'Delete' link to the right of the rule.</p>
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  65 <p>To save time you can clone rules from one library to another by choosing the clone option above the rules matrix.</p>
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  67 <p>After choosing to clone you will be presented with a confirmation message.</p>
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  69 <h3>Default Checkouts and Hold Policy</h3>
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  71 <p>You can set a default maximum number of checkouts and hold policy that will be used if none is defined below for a particular item type or category.</p>
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  73 <p>From this menu you can set a default to apply to all item types and patrons in the library.</p>
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  75 <ul>
  76   <li>In 'Total Current Checkouts Allowed' enter the total number of items patrons can have checked out at one time</li>
  77  <li>Control where patrons can place holds from using the 'Hold Policy' menu
  78 <ul>
  79        <li>From Any Library: Patrons from any library may put this item on hold. (default if none is defined)</li>
  80     <li>From Home Library: Only patrons from the item's home library may put this book on hold.</li>
  81        <li>No Holds Allowed: No patron may put this book on hold.</li>
  82 </ul>
  83 </li>
  84     <li>Control where the item returns to once it is checked in
  85 <ul>
  86        <li>Item returns home</li>
  87      <li>Item returns to issuing branch</li>
  88         <li>Item floats
  89 <ul>
  90    <li>When an item floats it stays where it was checked in and does not ever return 'home'</li>
  91 </ul>
  92 </li>
  93 </ul>
  94 </li>
  95         <li>Once your policy is set, you can unset it by clicking the 'Unset' link to the right of the rule</li>
  96 </ul>
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  98 <h3>Checkouts Per Patron</h3>
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 100 <p>For this library, you can specify the maximum number of loans that a patron of a given category can make, regardless of the item type.</p>
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 102 <p style="background-color: #ffe599;">Tip: If the total amount loanable for a given patron category is left blank, no limit applies, except possibly for a limit you define for a specific item type.</p>
 103
 104 <h3>Item Hold Policies</h3>
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 106 For this library, you can edit rules for given itemtypes, regardless of the patron's category. Currently, this means hold policies.
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 108 <p>The various Hold Policies have the following effects:</p>
 109
 110 <ul>
 111    <li>From Any Library: Patrons from any library may put this item on hold. (default if none is defined)</li>
 112     <li>From Home Library: Only patrons from the item's home library may put this book on hold.</li>
 113        <li>No Holds Allowed: No patron may put this book on hold.</li>
 114 </ul>
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 116 <p style="color: #990000;">Important: Note that if the system preference AllowHoldPolicyOverride set to 'allow', these policies can be overridden by your circulation staff.</p>
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 118 <p style="color: #990000;">Important: These policies are based on the patron's home branch, not the branch that the reserving staff member is from.</p>
 119
 120 <p>The various Return Policies have the following effects:</p>
 121
 122 <ul>
 123  <li>Item returns home: The item will prompt the librarian to transfer the item to its home library
 124 <ul>
 125         <li style="color: #990000;">Important: If the AutomaticItemReturn preference is set to automatically transfer the items home, then a prompt will not appear</li>
 126 </ul>
 127 </li>
 128    <li>Item returns to issuing branch: The item will prompt the librarian to transfer the item back to the library where it was checked out
 129 <ul>
 130   <li style="color: #990000;">Important: If the AutomaticItemReturn preference is set to automatically transfer the items home, then a prompt will not appear</li>
 131 </ul>
 132 </li>
 133    <li>Item floats: The item will not be transferred from the branch it was checked in at, instead it will remain there until transferred manually or checked in at another branch</li>
 134 </ul>
 135
 136 <p><strong>See the full documentation for Circulation and Fine Rules in the <a href="http://manual.koha-community.org/3.8/en/patscirc.html#circfinerules">manual</a> (online).</strong></p>
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