koha-tmpl/intranet-tmpl/prog/en/modules/help/admin/authorised_values.tt

   1 [% INCLUDE 'help-top.inc' %]
   2
   3 <h1>Authorized Values</h1>
   4
   5 <p>Authorized values can be used in several areas of Koha. One reason you would add an authorized value category would be to control the values that can be entered into MARC fields by catalogers.</p>
   6
   7 <h2>Existing Values</h2>
   8
   9 <p>Koha installs with pre-defined values that your library is likely to use, for instance 'Lost'.</p>
  10
  11 <ul>
  12         <li>Asort1
  13 <ul>
  14         <li>Used for acquisitions statistical purposes</li>
  15 </ul>
  16 </li>
  17         <li>Asort2
  18 <ul>
  19         <li>Used for acquisitions statistical purposes</li>
  20 </ul>
  21 </li>
  22         <li>BOR_NOTES
  23 <ul>
  24         <li>Values for custom patron notes that appear on the circulation screen and the OPAC</li>
  25 </ul>
  26 </li>
  27         <li>Bsort1
  28 <ul>
  29         <li>Used for patron statistical purposes</li>
  30 </ul>
  31 </li>
  32         <li>Bsort2
  33 <ul>
  34         <li>Used for patron statistical purposes</li>
  35 </ul>
  36 </li>
  37         <li>CART
  38 <ul>
  39         <li>Is the shelving cart location, used by InProcessingToShelvingCart and ReturnToShelvingCart</li>
  40 </ul>
  41 </li>
  42         <li>CCODE
  43 <ul>
  44         <li>Collection codes (appears when cataloging and working with items)</li>
  45 </ul>
  46 </li>
  47         <li>DAMAGED
  48 <ul>
  49         <li>Descriptions for items marked as damaged (appears when cataloging and working with items)</li>
  50 </ul>
  51 </li>
  52         <li>HINGS_AS
  53 <ul>
  54         <li>General Holdings: Acquisition Status Designator :: This data element specifies acquisition status for the unit at the time of the holdings report.a</li>
  55 </ul>
  56 </li>
  57         <li>HINGS_C
  58 <ul>
  59         <li>General Holdings: Completeness Designator</li>
  60 </ul>
  61 </li>
  62         <li>HINGS_PF
  63 <ul>
  64         <li>Physical Form Designators</li>
  65 </ul>
  66 </li>
  67         <li>HINGS_RD
  68 <ul>
  69         <li>General Holdings: Retention Designator :: This data element specifies the retention policy for the unit at the time of the holdings report.</li>
  70 </ul>
  71 </li>
  72         <li>HINGS_UT
  73 <ul>
  74         <li>General Holdings: Type of Unit Designator</li>
  75 </ul>
  76 </li>
  77         <li>LOC
  78 <ul>
  79         <li>Shelving location (usually appears when adding or editing an item)</li>
  80 </ul>
  81 </li>
  82         <li>LOST
  83 <ul>
  84         <li>Descriptions for the items marked as lost (appears when adding or editing an item)</li>
  85         <li>Values given to lost statuses should be numeric and not alphabetical in order for statuses to appear properly</li>
  86 </ul>
  87 </li>
  88         <li>MANUAL_INV
  89 <ul>
  90         <li>Values for manual invoicing types</li>
  91 </ul>
  92 </li>
  93         <li>NOT_LOAN
  94 <ul>
  95         <li>Reasons why a title is not for loan</li>
  96 </ul>
  97 </li>
  98         <li>PROC
  99 <ul>
 100         <li>The location to be used for NewItemsDefaultLocation (change description as desired), also the location expected by InProcessingToShelvingCart.</li>
 101 </ul>
 102 </li>
 103         <li>RESTRICTED
 104 <ul>
 105         <li>Restricted status of an item</li>
 106 </ul>
 107 </li>
 108         <li>SUGGEST
 109 <ul>
 110         <li>List of patron suggestion reject or accept reasons (appears when managing suggestions)</li>
 111 </ul>
 112 </li>
 113         <li>WITHDRAWN
 114 <ul>
 115         <li>Description of a withdrawn item (appears when adding or editing an item)</li>
 116 </ul>
 117 </li>
 118 </ul>
 119
 120 <h2>Add new Authorized Value Category</h2>
 121
 122 <p>In addition to the existing categories that come by default with Koha, librarians can add their own authorized value categories to control data that is entered into the system. To add a new category:</p>
 123
 124 <ul>
 125         <li>Click 'New Category'</li>
 126         <li>Limit your Category to 11 characters (something short to make it clear what the category is for)</li>
 127         <li>When adding a new category you're asked to create at least one authorized value
 128 <ul>
 129         <li>Enter a code for your Authorized Value into the 'Authorized value' field</li>
 130         <li>Use the Description field for the actual value that will be entered</li>
 131 </ul>
 132 </li>
 133         <li>Click 'Save'</li>
 134         <li>Your new category and value will appear on the list of Authorized Values</li>
 135 </ul>
 136
 137 <h2>Add new Authorized Value</h2>
 138
 139 <p>New authorized values can be added to any existing or new category. To add a value:</p>
 140
 141 <ul>
 142         <li>Click 'New authorized value for ...'</li>
 143         <li>Enter a code for your Authorized Value into the 'Authorized value' field</li>
 144         <li>Use the Description field for the actual value that will be entered</li>
 145         <li>Click 'Save'</li>
 146         <li>The new value will appear in the list along with existing values</li>
 147 </ul>
 148
 149 <p><strong>See the full documentation for Authorized Values in the <a href="http://manual.koha-community.org/3.6/en/basicparams.html#authorizedvalues">manual</a> (online).</strong></p>
 150
 151 [% INCLUDE 'help-bottom.inc' %]